Leffingwell dan Robinson memerinci kegiatan kantor menjadi berbagai macam kegiatan, misalnya menerima pesanan, membuat rekening, menyimpan warkat, dan mengirim surat. Sedangkan G.R Terry menyimpulkan hasil penyelidikan di kantor-kantor Amerika Serikat bahwa pekerjaan kantor meliputi 7 macam pokok, yaitumengetik, menghitung, menyimpan, memeriksa, menelepon, menggandakan, dan mengirim surat. Kegiatan yang menghabiskan waktu banyak adalah mengetik, memeriksa, menelepon, dan mengirim surat. Karena pekerjaan kantor begitu banyak, maka para petugas kantor perlu studi dan terus berlatih, agar semakin hari semakin mahir dalam menjalankan tugasnya.
untuk melengkapi pemahaman kita mengenai pekerjaan kantor, maka di bawah ini saya sajikan hakikat pekerjaan kantor secara menyerluruh, yaitu:
1. Aktivitas-aktivitas kantor:
- menghimpun ; kegiatan menghimpun data-data.
- mencatat : kegiatan mencatat surat dan data lain nya.
- mengolah : mengolah data agar tersedia lebih efektif.
- menggandakan : kegiatan memperbanyak data yang ada.
- mengirim : mengirim informasi kepada orang lain.
- menyimpan : menyimpan data
2. macam-macam pekerjaan kantor
* menghimpun
* mencatat
* mengolah
* menggandakan
* mengirim
* menyimpan
* melakukan komunikasi
* menghitung
* dan lain-lain
3. ciri-ciri pekerjaan kantor
1. Bersifat Pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes Segenap
Bagian Organisasi Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.
3. Dilakukan Semua Pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
4. hasil pekerjaan kantor
1. surat . surat adalah alat komunikasi secara tertulis
2. laporan . laporan adalah suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dengan cara lisan maupun tulisan.
3. formulir . formulir adalah lembaran kartu atau kertas yang isinya berupa data dan informasi yang bersifat tetap dan ada juga yang bersifat tidak tetap.
4. hasil pekerjaan kantor
1. surat . surat adalah alat komunikasi secara tertulis
2. laporan . laporan adalah suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dengan cara lisan maupun tulisan.
3. formulir . formulir adalah lembaran kartu atau kertas yang isinya berupa data dan informasi yang bersifat tetap dan ada juga yang bersifat tidak tetap.
