RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

B .     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

1.      Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .

Perencanaan perkantoran, meliputi :

1)      Perencanaan gedung

2)      Tata ruang kantor

3)      Penerangan/cahaya

4)      Ventilasi

5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)      Anggaran (budgeting) perkantoran

7)      Standar kualitas kerja,

8)      Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran

2.      Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut

a.      Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :

1)      Faktor keamanan

2)      Faktor lingkungan

3)      Faktor harga

b.      Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3)      Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan

c.       Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

1)      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

2)      Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tintaprinter, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e.       Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.