DIANTARA 2 HATI

jujur , bingung ketika harus memilih salah satu diantara dia ber2 . gimana ya , dia tuh samasama baik , dan sama-sama cakep . dua2 nya juga udah jadi orang spesial banget . tapi ketika harus memilih salah satu dari dia , gue bener-bener ga bisa . karena kaya lagunya afgan "karena ku jatuh di dua hati" hehehehe . tapi ini lah kenyataan yang membingungkan , ga pengen di tinggalin salah satu nya :) maklum udah sepecial banget lah qlo dibilang dia ber2 mah . hehehehe . udah deh masalah nanti saapa yang bertahan , itu pemenang nya :)

MY INSPIRATION

Ketika seseorang berusaha menjauhi hidupmu, biarkanlah. Kepergian dia hanya membuka pintu bagi seseorang yang lebih baik tuk masuk.

Kadang masalah adalah sahabat terbaikmu. Mereka buatmu jadi lebih kuat, dan buatmu menempatkan Tuhan di sisimu yang paling dekat.  

Jangan yakinkan diri bahwa dia menyukaimu, hanya karena dia bersikap manis padamu. Kadang kamu hanya sebuah pilihan ketika dia bosan.

Jangan pernah meremehkan diri sendiri. Jika kamu tak bahagia dengan hidupmu, perbaiki apa yang salah, dan teruslah melangkah.

Jangan membenci mereka yang mengatakan hal buruk tuk menjatuhkanmu, karena merekalah yang buatmu semakin kuat setiap hari.

Terkadang, kamu berpikir seseorang telah berubah tanpa kamu menyadari hal itu terjadi karena dia mulai bersikap dewasa.

Sesuatu yang menyenangkan bagaimana seseorang mampu membuatmu tersenyum, hanya dengan memikirkan dirinya. Happy

Jadi dirimu sendiri agar ketika seseorang mencintai, kamu tak perlu takut jika dia akan temukan dirimu bukan orang yang ingin dia cintai.

Perasaan yang paling berbahaya adalah iri, karena iri hati melahirkan kebencian dan kebencian akan membunuhmu perlahan.

Tak peduli seperti apa hidupmu, kamu selalu punya pilihan untuk melihat dari sisi baiknya atau sisi buruknya.

Hanya karena seseorang terlihat kuat di hadapanmu, tak berarti dia bisa begitu kuat ketika tanpamu.

Jangan selalu katakan "masih ada waktu" atau "nanti saja". Lakukan segera, gunakan waktumu dengan bijak.

Hidup terlalu singkat jika hanya menyesal. Hidup hanya sekali, namun jika digunakan dengan baik, sekali saja cukup!

Hidup ini bukan hanya mencari yang terbaik, namun lebih kepada menerima kenyataan bahwa kamu adalah kamu. Jadi dirimu sendiri.

Orang yang bijak adalah yang tahu siapa yang harus dia percaya. Orang yang lebih bijak adalah dia yang selalu bisa dipercaya.

Sadarilah, mengeluh tidak menyelesaikan apapun. Mengeluh hanya akan menambah beban dihati. Berhentilah mengeluh, segera bertindak!

Jangan jadikan kegagalan kemarin sebagai penghambat hari ini. Semangat untuk membuat hari esok lebih baik, melalui hari ini.

Perbuatan adalah cerminan isi hati. Jika hati dipenuhi kebaikan, maka sikap dan tindakan akan baik, pun sebaliknya.

KESAN DAN PESAN :)

KESAN DAN PESAN => buat bu nurul fadillah makasih ya udah ngajarin nia nya selama 1 semester . nia seneng banget bisa dia jarain sama guru sebaik , sesabar , dan sesempurna ibu . nia bener-bener ngucapin makasih banget bu . nia harap ibu selalu inget nia ya . dan kga nyesel pernah ngajar di kelas nia :) pokonya jangan lUpain X AP2 ya bu :) terutama nia . karena nia sayang dan seneng bisa punya guru kaya ibu . walaupun ibu cuma guru PPL :) Sekali lagi makasih ya bu :) JANGAN PERNAH PUTUS SEMANGAT YA BU :) seperti ibu ngajar di kelas nia :) makasih :D

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

B .     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :

1.      Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .

Perencanaan perkantoran, meliputi :

1)      Perencanaan gedung

2)      Tata ruang kantor

3)      Penerangan/cahaya

4)      Ventilasi

5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)      Anggaran (budgeting) perkantoran

7)      Standar kualitas kerja,

8)      Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran

2.      Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut

a.      Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :

1)      Faktor keamanan

2)      Faktor lingkungan

3)      Faktor harga

b.      Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai

3)      Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan

c.       Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut

1)      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

2)      Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tintaprinter, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e.       Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.

PENGERTIAN ADMINISTARASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi Perkantoran - Istilah administrasi dalam kepustakaan di luar negeri disebutoffice management atau manajemen kantor. namun banyak juga ahli ahli dari yang memiliki pendapat yang berbeda namun pada intinya,pengertian yang di kemukaan para ahli adalah sama.

Berikut Pengertian Manajemen Kantor (Office Management) Menurut Para Ahli :

1.William Spriegel dan Ernest Daview
Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku beliau yaitu Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

2.Edwin Robinson Dan William Leffingwell 
Menurut Edwin Robinson Dan William Leffingwell dalam buku beliau yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi,yang merupakan turunan dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kator secara efisien,kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.

3.Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam buku beliau yang berjudul National Office Management Association Report, administrasi perkantoran adalah fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.George R.Terry
George R.Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan , pengorganisasian ,perngkordinasian , dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

Sebenarnya Sir W.H.Evans dalam bukunya yang berjudul administrasi perkantoran modern menjabarkan administrasi perkantoran adalah fungsi yang sangat berkaitan dengan proses manajemen dan proses pengarahan semua tahap operasi dari kantor, seperti  proses pengolahan data, komunikasi dan ingatan organisasi.

Dalam pengertian lain yang disempitkan .administrasi perkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan,dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dan dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor ,merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,mengorganisasi (mengatur dan menyusun),mengarahkan,mengawasi (melakukan kontrol),serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.

Tidak terjadinya administrasi perkantoran akan berakibat terjadinya ketidak tertiban dalam pekerjaan ketatausahaan yang akan menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif,menghambat pengambilan kebijaksanaan atau keputusan oleh pimpinan,dan menghambat perkembangan suatu organisasi.

Demikian Postingan Artikel Ampuh mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran , yang kami tulis dengan harapan membantu orang orang yang akan memulai usaha,atau orang yang sedang dalam tahap pengembangan usaha dan terkhusus untuk siswa SMK Jurusan Perkantoran.

PENYUSUNAN ORGANISASI KANTOR

Pengertian Struktur Organisasi Kantor 

Suatu organisasi yang unsur-unsurnya masih sangat terbatas dan sederhana, misalnya hanya terdiri atau dua orang dan tujuannya sederhana, misalnya memindahkan sebuah meja atau kursi dari satu tempat ke tempat lain, maka organisasi tersebut belum memerlukan tata hubungan kerja yang kompleks. Mereka cukup mengatakan, mari kita angkat, maka terjadilah kerja sama untuk mengangkat benda tersebut. Meskipun di dalam organisasi tersebut terjadi suatu kerja sama dan mencapai tujuannya, namun organisasi tersebut belum memerlukan struktur organisasi.
Apabila dalam suatu organisasi terdapat beberapa orang bekerja dengan berbagai macam aktivitas dan mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda, maka di dalam organisasi tersebut terjadi relasi-relas atau tata hubungan kerja yang luas dan kompleks. Oleh karena itu, relasi-relasi atau hubungan-hubungan kerja di antara mereka dan fungsi atau wewenangnya harus ditetapkan diatur dan disusun, sehingga merupakan suatu rangkaian yang mempunyai pola tetap, susunan logis, bentuknya teratur, maka terbentuklah suatu struktur organisasi.
Struktur organisasi atau tata raga organisasi (organization structure) adalah suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerja sama.
Struktur organisasi biasanya dirancang dan dibangun oleh pihak pimpinan dengan menyesuaikan perkembangan organisasi dan kemajuan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan. Suatu organisasi yang menginginkan pencapaian tujuan secara penuh harus mempunyai struktur organisasi yang efisien dan sehat.
Struktur organisasi yang efisien berarti suatu organisasi memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan, sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dan hasil kerjanya, baik mengenai kualitas maupun kuantitas hasil kerja tersebut. Sedangkan struktur organisasi yang sehat, berarti organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur yang masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya, yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dasar menjalankan fungsinya sebagaimana seharusnya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Struktur organisasi yang tidak mengikuti pola tersebut (efisien dan sehat) akan menimbulkan dampak negatif bagi organisasi yang bersangkutan, misalnya:
a) pemekaran susunan organisasi tanpa direncanakan, misalnya jumlah karyawan dan anggaran
b) Adanya kesimpangsiuran pelaksanaan pekerjaan
c) terjadinya kekembaran satuan-satuan organisasi atau duplikasi kegiatan
d) koordinasi di antara satuan-satuan organisasi semakin sulit. 

DEFINISI DAN MACAM-MACAM ORGANISASI

Definisi Organisasi & Macam-macam Organisasi

1. Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia)
2. Organisasi adalah sistem sosial yang memiliki identitas kolektif yang tegas, daftar anggota yang terperinci, program kegiatan yang jelas, dan prosedur pergantian anggota.

Macam-macam organisasi

Kelebihan dan Kelemahan masing – masing struktur organisasi

Adapun bentuk-bentuk organisasi diantaranya :

a. Organisasi Lini
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya adanya batasan yang jelas antara pimpinan dan bawahan. Pimpinan bertanggung jawab atas segala kegiatan organisasi dan mempunyai hak untuk mengambil keputusan dan wewenang lalu, bawahan harus mematuhinya.

Kekurangan dari organisasi lini adalah kurangnya seorang pimpinan yang berpengalaman dan berpengetahuan luas, adanya kecenderungan untuk seorang pimpinan untuk bertindak otoriter/dictator,dalam pengembangan suatu bawahan kurang mendapat perhatian, karena mereka tidak pernah diikutsertakan dalam pengambilan keputusan dan kurang bebas dalam melakukan tindakan.

b. Organisasi lini dan Staff
Perpaduan antara struktur organisasi garis dengan struktur organisasi fungsional dengan bantuan staff. Keburukan Organisasi Lini dan Staf, yaitu :
Struktur organisasinya sangat rumit, adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya, dan perintah lini dan perintah staf sering membingungkan anggota organisasi karena kedua jenis hirarki sering tidak seirama dalam memandang sesuatu .

c. Organisasi Fungsional
Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut,Dalam organisasi ini seorang tenaga kerja tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pada organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan kepada para tenaga kerja/para karyawannya, selama masih dalam hubungan pekerjaan.Sehingga seorang pekerja dapat saja diperintah oleh lebih dari satu atasan sesuai dengan keahliannya.
Kelebihannya :
Karena masing – masing divisi dalam management lebih terfokus dalam menggarap satu bidang saja, sehingga memunculkan orang – orang yang benar – benar berkompeten di bidang tersebut. Keprofesionalitasan dalam bidang ini menjadi salah satu indikator bagaimana organisasi pada umumnya dan masing – masing divisi dalam suatu organisasi pada khususnya berjalan dan sesuai dengan programyang telah dijalankan. Lebih bisa mencapai hasil yang maksimal dalam jalur – jalur garis besar program perusahaan yang benar untuk menghindari jika ada kesalahan yang mendasar dalam perusahaan, perusahaan dapat cepat menyelesaikannya.
1. perusahaan lebih produktif
Dengan struktur yang baik dalam bekerja menyebabkan para pekerja semakin giat dalam menjalankan pekerjaannya guna mencapai hasil yang terbaik.
2. Memunculkan inovasi – inovasi baru
Karena banyaknya orang – orang yang benar berkompeten di bidang masing – masing bidang, maka akan banyak timbul ide – ide dan kreatifitas serta inovasi – inovasi sehingga perusahaan tidak jalan di tempat dan deadlock bahkan varietas perusahaan menjadi kian beragam.
3. Perusahaan lebih bisa berkembang dan maju
Seiring munculnya banyak inovasi – inovasi baru maka perusahaan pun akan cepat berkembang dengan memaksimize setiap tujuan perusahaan dalam mencapai profityang diharapkan oleh perusahaan.
KELEMAHAN
Karena banyaknya orang ahli dan kompeten di bidangnya maka muncul konflik – konflik baik vertikal maupun horizontal, banyaknya orang ahli di masing – masing bidang menimbulkan seringnya gesekan – gesekan opinion maupun ide sangat sering terjadi yang bisa mengganggu stabilitas perusahaan.
1. Sulitnya mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang dan divisi serta “ ilmuwan – ilmuwan “ di masing – masing bidangnya. Yang akhirnya harus merekrut dewa pengawas perusahaan-perusahaan dalam setiap bidang.
2. Penyimpangan – penyimpangan jadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang bukan mustahil menimbulkan kerugian yang besar pada perusahaan. Karena banyaknya bidang dan divisi yang harus dikontrol sehingga pengawasanpun menjadi lemah.
3. Sulit mencari figur pimpinan karena banyaknya orang – orang yang ahli dan berkompeten di bidangnya sehingga sangat sulit menilai karena kedudukan dan peranan yang sama dalam perusahaan.
4. Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing –masing merasa ahli dan berperan dalam perusahaan. Untuk itu perusahaan harus selektif dalam mencari para ahli dalam setiap bidangyang dipegang.
Suatu organisasi baik itu organisasi formal maupun informal dalam melakukan segala aktivitasnya pastilah terdapat hubungan diantara orang-orang yang melaksanakan aktivitas tersebut. Semakin banyak aktivitas yang dilakukan, maka akan semakin kompleks juga hubungan yang terjalin. Untuk mengatasi masalah itu,maka dibuatlah stuktur organisasi yang menggambarkan hubungan antar kelompok/bagian.
Contohnya seperti pada institusi pendidikan. Institusi pendidikan berarti sebuah lembaga atau organisasi yang berfokus pada pengembangan pendidikan.Agent-agent yang berperan diantaranya adalah tenaga pengajar (guru, dosen), tenaga pendukung (pegawai administrasi, petugas kebersihan, dan lainnya), dan anak didik (siswa, mahasiswa). Umumnya lembaga/institusi pendidikan ini menggunakan struktur organisasi garis dan fungsional. Organisasi fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.Dapat digambarkan sebagai berikut :
Jadi,masing-masing kepala bagian memiliki spesialisasi kerja dan memiliki wewenang untuk betindak/melakukan sesuatu sesuai dengan bidangnya namun wewenang tertinggi tetap dipengang oleh pucuk pimpinan. Namun bentuk organisasi fungsional dan garis ini memiliki kekurangan yaitu :
- dengan adanya spesialisasi/pembagian kerja, hal ini dapat memberikan kejenuhan kepada anggotanya. Misalkan seorang guru bertahun-tahun mengajar pelajaran yang sama, maka hal ini akan menimbulkan kejenuhan.
- Anggota tidak dapat melakukan koordinasi dengan anggota lain. Karena spesialisasinya saling berbeda. Selain itu juga pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dalam suatu bagian dikoordinasikan oleh lebih dari 1 orang

PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGORGANISASIAN KANTOR

PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGORGANISASIAN KANTOR

1. Perumusan Tujuan atau Sasaran dengan Jelas

Apabila kita mengorganisasikan suatu kelompok orang atau membuat suatu badan atau wadah tertentu, maka pertama-tama yang harus jelas adalah apa yang menjadi sasaran atau tujuan yang akan dicapai melalui kelompok, organisas atau badan tersebut. Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa materi maupun berupa non-materi.

Tujuan atau sasaran bagi suatu organisasi atau badan akan berperan sebagai berikut:

a. Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa

b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan

c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi

2. Pembagian Kerja

Pembagian kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa pembagian kerja, maka ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau pendobelan kerja (overlapping). Pembagian kerja dalam suatu organisasi akhirnya menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil.

Disamping pembagian kerja, juga ditetapkan susunan organisasi (struktur organisasi) tugas dan fungsi-fungsi, hubungan-hubungan dan wewenang masing-masing unit organisasi.

Ada beberapa dasar atau pertimbangan yang dapat dipakai pedoman pembagian kerja dalam suatu organisasi, yaitu:

a. Wilayah atau teritorial, misalnya kabupaten membagi tugas pekerjaan atas dasar kecamatan yang terdapa dalam kabupaten tersebut atau pelayanan kantor dibagi ke dalam wilayah-wilayah tertentu, misalnya pelayanan khusus untuk wilayah Jabodetabek dan pelayanan untuk Indonesia Bagian Timur.

b. Jenis benda yang diproduksikan, misalnya dalam suatu industri mobil terdapat urusan mobil sedan, truk, jeep dan bus

c. Langganan yang dilayani, misalnya pada suatu grosir semen terdapat bagian-bagian yang melayani pemerintah, kontraktor, masyarakat umum dan ekspor. Dalam suatu rumah sakit ada bagian penyakit dalam, kulit, paru-paru dan THT.

d. Fungsi (rangkaian kerja), misalnya dalam suatu perusahaan industri terdapat bagian pembelian, personalia, tata usaha, pemasaran, pergudangan, dan pengiriman. Pada suatu perguran tinggi terdapat bagian pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan kemahasiswaan. Pada bagian tata saha terdapat subbagian penggandaan, pengarsipan dan ekspedisi.

e. Waktu, misalnya bagian waktu pagi, siang, dan malam

Dengan adanya pembagian kerja yang tepat, maka akan terwujud penerapan spesialisasi tenaga kerja, penempatan tenaga kerja yang tetap pada jabatan dan mempermudah pengawasan atau kontrol oleh atasan. Berdasarkan aktivitas yang dilakukan, suatu unit organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa unit, yaitu:

a. Unit yang melakukan aktivitas penetapan kebijaksanaan umum bagi seluruh organisasi

b. Unit pimpinan yang melakukan aktivitas penerapan kebijaksanaan umum untuk berbagai kegiatan         organisasi

c. Unit operasi yang melakukan aktivitas-aktivitas pokok organisasi

d. Unit penunjang (service unit) yang melakukan aktivitas untuk membantu memperlancar unit organisasi

e. Unit pengawasan yang melakukan aktivitas pemeriksaan dan pengawasan aktivitas unit-unit operasi

f. Unit konsultasi yang melakukan aktivitas memberi bantuan keahlian kepada unit pimpinan.

3. Delegasi Kekuasaan

Kekuasaan atau wewenang merupakan salah satu unsur untuk kemcapai kesuksesasan kerja sama adalam suatu organisasi. Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Kekuasaan atau wewenang mencakup berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya dan memerintah.
Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority)kepada pihak lain merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena dengan pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian dan pengetahuannya. Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan wewenang kepada pihak lain, merupakan salah satu tanda keberhasilannya dalam memimpin suatu organisasi.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses pendelegasian kekuasaan atau wewenang, yaitu:
a. Delegasi kekuasaan mencakup delegasi tugas, kekuasaan dan pertanggungjawaban.
b. Kekuasaan atau wewenang yang didelegasikan atau dilimpahkan harus diberikan kepada orang yang mampu, baik dari segi kualitatif maupun dari segi fisik
c. Mendelegasikan kekuasaan harus dibarengi dengan pemberian motivasi atau daya dorong
d. Pihak pendelegasi kekuasaan harus membimbing, mengawasi pihak yang menerima delegasi tersebut.

Pendelegasian kekuasaan mempunyai beberapa manfaat, baik bagi pemimpin maupun bagi yang menerima delegasi yaitu:
a. Perhatian pemimpin dapat dipusatkan pada pekerjaan pokok
b. keputusan dapat dibuat lebih cepat dan pada unit yang tepat
c. Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi, sehingga bawahan tidak selalu menunggu perintah atasan.
d. Mendidik atau mengembangkan bawahan sehingga dapat menerima tugas dan tanggung jawab yang lebih besar.

4. Rentang Kekuasaan (Manajemen)

Rentang kekuasaan (span of authority) sering diistilahka dengan istilah yang berbeda, yaitu span of control, span of managementatau span of managerial responsibilities. Berkaitan dengan istilah tersebut dalam bahasa Indonesia dipakai istilah jenjang pengawasan, jenjang kekuasaan, rentangan kendali, rentangan kontrol dan rentangan kekuasaan. Lalu apakah yang dimaksud dengan rentang kekuasaan?
Rentang kekuasaan (span of authority) berarti berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang atasan atau pemimpin sehingga pemimpin dapat memimpin, membimbing dan mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna. Pembatasan minimum atau maksimum bawahan yang harus diawasi pemimpin perlu ditentukan, agar yang mengawasi dan yang diawasi dapat bekerja secara efektif. Menurut V.A. Graicunas, jumlah maksimal yang dapat diawasi seorang pimpinan adalah lima atau delapan orang.
Seorang pemimpin dalam menetapkan jumlah bawahan perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. Tugas wewenang, dan pertanggungjawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi jelas atau tidak. Jelas dan tidaknya ketiga unsur tersebut aka mempengaruhi jumlah bawahan yang harus diawasi oleh pimpinan. Apabila ketiga hal tersebut jelas, maka semakin banyak orang yang dapat menjadi bawahan seorang pemimpin.

b. Jalinan hubungan dari masing-masing bawahan satu dengan yang lain. Makin kompleks jalinan hubungan kerja, semakin sedikit jumlah bawahan dari seorang atasan atau pimpinan. Semakin sederhana jalinan hubunga kerja masing-masing bawahan, semakin banyak bawahan yang dipimpin, dibimbing dan diawasi oleh seorang pemimpin.

c. Kemampuan orang-orang dalam organisasi. Semakin mampu atau terampil bawahan dalam suatu organisasi, semakin banyak orang yang dapat dikontrol atau dikendalikan, oleh seorang pemimpin.

d. Corak pekerjaan. Jenis pekerjaan bawahan akan mempengaruhi jumlah bawahan yang diawasi oleh pimpinan. Apabila jenis pekerjaan bawahan tidak begitu beraneka ragam, maka semakin banyak bawahan yang dapat dibimbing dan diawasi oleh seorang pimpinan. Semakin beraneka ragam jenis pekerjaan, semakin sulit pimpinan untuk membimbing dan mengawasi bawahan. Oleh karena itu, jumlah bawahan yang harus diawasi oleh seorang pemimpin dikurangi jumlahnya.

e. Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja. Apabila organisasi dalam keadaan labil atau dalam keadaan tumbuh dan terus mengalami perubahan, maka diterapkan rentang kekuasaan yang kecil

f. Jarak dan waktu. Jarak dan waktu ini berkaitan dengan tempat tinggal bawahan dan penyelesaian pekerjaan. Apabila bawahan seorang pimpinan tempat tinggalnya berjauhan satu sama lain, rentangan kekuasaan harus lebih sempit, dan apabila berdekatan, rentang kekuasaan dapat lebih luas. Demikian juga semakin lama pelaksanaan pekerjaan, maka semakin kecil atau sempit rentang kekuasaan.

5. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab

prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab ini seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan, dan kepadanya ia harus mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas. Prinsip ini berpedoman pada, an employer should receive orders from one superior only; dan salah satu mottonya yaitu no man can two bosses.

6. Koordinasi 

Pembagian tugas dan unit-unit dalam suatu organisasi memungkinkan timbulnya kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai keseluruhan. Untuk mencegah adanya kemungkinan tersebut, maka perlu adanya usaha mengembalikan gerak yang memisahkan diri melalui kegiatan koordinasi.
Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi, agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan. Dengan adanya koordinasi maka akan tercipta keselarasan aktivitas di antara unit-unit organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Misalnya bagian penyimpanan surat atau warkat dapat bekerja sama dengan bagian penyeleksi surat atau warkat.
Ada beberapa cara untuk melakukan koordinasi, yaitu:
a. Mengadakan pertemuan resmi antara unit-unit yang dikoordinasikan
b. Mengangkat seseorang, suatu tim atau panitia koordinator yang khusus bertugas melakukan kegiatan-kegiatan koordinasi, misalnya memberi penjelasan atau bimbingan kepada unit-unit yang dikoordinasikan
c. Membuat buku pedoman, yang menjelaskan secara rinci mengenai tugas dan diserahkan kepada unit-unit
d. Pimpinan atau atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya dalam rangka pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan.

Selesai sudah materi tugas tentang prinsip-prinsip organisasi. mudah-mudahan ibu dapat memakluminya ya :)